コラム

2020年1月15日

新入社員を受け入れたときには、業務内容の説明より先か同時並行で、ビジネスマナーについての研修を行う必要があります。

「一般的なビジネスマナーは常識的なものだから、わざわざ教える必要はないだろう」と考える方もいらっしゃるかもしれませんが、社会で常識とされているビジネスマナーが、新入社員にとっては常識ではないというケースは珍しくありません。ここでは、最低限必要な新入社員のビジネスマナーについてご紹介します。

こちらの内容を参考に、自社の新入社員に基本的なビジネスマナーが身に付いているのか、チェックしてみてください。

電話応対のマナーについて

電話は鳴り始めてから受話器を置く瞬間まで、気を配る必要があります。

電話応対のマナーとしては、以下のようなことに注意します。

・2コール以内に出る

電話は、速やかに応答することが大事で、相手をお待たせしてはいけません。3コール以上となったときには「大変お待たせいたしました」など、言葉を添えるようにしましょう。

・大きな声でゆっくり話す

電話応対では、大きな声で歯切れ良く話します。また、早口にならないように注意しましょう。

・保留ボタンを使う

電話を取り次ぐときや確認事項があるときには、こちらの会話や周囲の音や声が相手に聞こえてしまわないように、必ず保留にしましょう。

・フックを押す

会話を終えたら、相手が電話を切ることを確認してから受話器を置きます。もし、こちらから切るようなときにはいきなり受話器を置かず、フックを押し電話を切ってから置きます。

受話器を乱暴に扱うと、周りで働く仲間や店内のお客様にも迷惑をかけることになります。

社内での挨拶について

挨拶で大切なのは、相手を問わず自分から先に声を掛けることです。目上の人に対しても会社に出入りしている業者の方に対しても、自分から挨拶をするようにしましょう。

・時間によって変わる挨拶

一般的な会社であれば午前11時くらいまでは「おはようございます」と挨拶しますが、24時間営業のお店などでは夜であっても出勤時に「おはようございます」と言います。

また、それ以降の挨拶は社内の人に対しては「お疲れさまです」と挨拶します。

・外出をするとき

1日の予定が共有されていたとしても、外出するときには「行ってまいります」と挨拶します。そして、社内の誰かが外出するときには「行ってらっしゃい」や「行ってらっしゃいませ」と声を掛け送り出します。また、外出先から戻ってきたときには「ただ今戻りました」と挨拶します。

・退社する前に

入社してからしばらくの間は、先輩や上司に一言断りを入れてから退社するようにします。その後は職場ごとで臨機応変に対応しますが、忙しくしている人がいれば退社前に手伝えることはないか確認してから「お先に失礼します」と挨拶をして会社を出ます。

メール送信時のマナーについて

文字化けを防止するためにも、メールで使用する記号や漢字は機種依存文字を避けるようにします。また、職場のパソコンを使って私的なメールは送らないようにしましょう。

・名前の書き方

ビジネスメールでは署名を活用します。内容は会社や店舗によって異なる場合もありますが、特に決められていなければ最低でも会社名、所属部署、電話番号、送信者の氏名、メールアドレスをいれます。

また、署名を入れた場合であっても、メールの本文中冒頭でも会社名と氏名を名乗ります。

・文章の長さ

メールでは1行あたりの文字数を調整します。30文字程度を目安に改行するのが好ましく、句読点のあとに改行をしたり、1文を短くしたりすることを心がけましょう。

・メールと電話を併用する

重要な内容を伝えるときには基本的にはメールを避け電話にしますが、パスワードをかけたファイルに内容を入力し、添付ファイルで送信することもあります。このときには、相手にファイルを送信することを電話で伝え、パスワードも口頭で伝えるか、別メールで送ります。

ビジネスの基本「報連相」について

社内では「報告」「連絡」「相談」を欠かさないことが大切です。また、タイミングも重要なので、日頃からそれぞれの方法について確認をしておく必要があります。

・報告

指示された仕事は、終わり次第、速やかに指示者に報告します。また、クレームなどのトラブルが発生した場合には時間を置かずすぐに報告が必要です。

・連絡

上司への報告が終わった後、チーム内で共有すべき情報は速やかに連絡します。情報連携はクレームの予防にもなるので、報告と同様に重要です。

・相談

疑問に思うことや新しい仕事を進めるときなど、上司や先輩に相談します。この相談はミスを予防し、クレームの減少にも結びつきます。

新入社員でも、電話応対や来客対応をしたり、訪問の同行をしたりなど、社外の方と接点を持つ機会は多くあります。その際、新入社員の身だしなみが悪いと、お客様に不快感を与えてしまいますし、取扱商い品やサービスによっては大きなイメージダウンに繋がりかねません。またお得意様への挨拶時や電話応対時に失礼な態度をとってしまった場合、人によっては組織の責任と捉えられて、会社の信頼を失うことにも繋がるかもしれません。

このように、新入社員の言動や所作が、企業の印象そのものに影響することもあり得る為、ビジネスマナーの教育をしっかりと行うことが大切です。

また、ビジネスマナーの基本については、社内で実施するよりも、外部研修を利用するのが効率的なやり方と言えるでしょう。新入社員の研修でお悩みの方は、ぜひ当社までご相談ください。

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