コラム

 

WEB会議システムをよりよく使うには

2020年3月9日

「働き方改革」や「災害対策」などの影響を受け、場所を選ばず、便利なWEB会議システムは昨今、急激に普及が進んでいます。弊社では毎週、月次の会議での利用をはじめ、ペアでのロールプレイングや遠隔のお客さまとの打ち合わせ、更に最近では、長時間かつノウハウを中心とした研修でもオンラインを活用するようになりました。使うまでは難しそうに思いがちなWEB会議システムですが、使ってみると簡単!便利! 今では「なくてはならないツール」として大活躍です。ここでは、ぜひ皆さんの「オンライン活用」のきっかけとしていただきたく「WEB会議システムをよりよく使うマナー」をご紹介いたします。

自宅からWEB会議に出る男性

(1)WEB会議システムの特性を理解する

非常に優秀なシステムが数多く出ているとは言え、やはりオンラインならではの特性を意識したいものです。こちらではまず「意識したい話し方」をご紹介します。

① 音声(はっきり話す、ゆっくり話す)

マイクを活用していても、対面と比較すると多少聞き取りづらいのが欠点。話すときには、語尾まではっきり、ゆっくり発声する。また、文と文の間をとることを意識してください。映像と音声にはタイムラグが発生することもありますので、特に「間」に注意しましょう。

② 双方向(訊く、答えるを2倍にするイメージで)

WEB会議システムは「一方通行になりがちなツール」といわれています。気づけば話しているのはいつも同じ人、同じ部門の人となると他の人は集中が途切れてしまうこともありますね。話し手はタイミングを見て、相手の理解度を確認する質問を投げかけたり、意見を訊くようにしてください。

③ 相づち、頷きは不要(タイムラグを考える)

タイミングの良い相づちや頷きは対話には非常に重要。通常は積極的に行いたいものですがWEB会議ではご法度。数秒程度のタイムラグでも、相づち一つが話を遮る事にも繋がります。WEB会議の時には「よく聴く」に徹し、無用な口は挟まないようにしましょう。

パソコン画面を前に話し込む女性の写真

(2)集中して参加する

大人数が参加するWEB会議やオンライン研修は、ついつい集中力が途切れ、ぼーっと聞いてしまうことも・・。主催者は会をスムーズに進めるために、参加者への声がけは「誰が対象か」をはっきりさせましょう。なお、発言者も、声だけではわからないことを前提に「○○です」と名乗り、一拍置いてから話し始めてください。また、併せて「ながら作業」は厳禁(マルチタスク)としましょう。通常、会議や研修中に他のことを行うなんて絶対できませんが、PC上は良くも悪くも、いくつも同時にソフトやアプリを作動させておくことが出来ます。しかし、そもそも対面でない状況でマルチタスクでは、参加が意味ないものになってしまいます。オンラインであっても1:1という位の気持ちを持って参加してください。

(3) 事前準備は入念に

WEB会議やオンライン研修がスムーズに進まないのは、大抵の場合、事前準備不足によって起こります。スタートする前に以下のチェックを行っておきましょう。

① 使用ツールの確認

カメラ、マイク(イヤホン)、インターネット回線などは最も基本的なツールです。実施前に問題なくつながるか、それぞれのツールが使えるかを確認し、スムーズな接続~開始できるように10分前を目安にテストしておきましょう。

② 資料の事前共有

通常以上に「目的意識」が重要となります。会議アジェンダや研修資料などは事前に手元に準備しておきます。開催直前まで何を話すのかわからないという事を避けてください。

③ 光の入り方、音への配慮

WEB会議はPCやスマートホンで参加するという方が殆どです。どこでも使えるのが便利な一方で、カメラ一つとっても、後ろが明るいと自分の姿が真っ暗になってしまうというような場合も。自宅などでは映ってほしくないものが見えてしまっても嫌ですね。相手に気を遣わせることにもつながります。また、マイクは周囲の音や、無用な声をひろわないようにミュート(無音)化しておくといった配慮が必要です。

ノートパソコンでタイピングをするビジネスマン

いかがでしょうか?上手に使えば、効率アップや多様な働き方の推進にも生かせる便利なWEB会議システム。今後は教育や研修などの場面でも大いに活用が期待されています。ぜひよりよく用いて、仕事の質をあげていきましょう。

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